Elcke.nu
Dantelaan 5
3533 VA Utrecht
T: 087 87 566 71
M: 06 403 66 774
Rerserveringssysteem
Bij Fort aan de Klop is van alles mogelijk: kamperen, vergaderen, overnachten, eten, een zaal huren of een combinatie van meerdere diensten. Om de administratie van deze diensten overzichtelijk in een systeem te verwerken, werd de hulp van Elcke ingeschakeld.
De vraag
Van Fort aan de Klop kwam de vraag hoe zij het best hun klanten, offertes, facturen en andere klantcontacten konden gaan bijhouden.
Het was in eerste instantie van belang dat:
-
contacten met de klant makkelijk te achterhalen zouden zijn
-
door automatisering de kans op fouten in offertes af zou nemen
-
door automatisering het maken van offertes sneller kon
Op het moment dat deze vraag gesteld werd, was het Fort nog niet geopend en was nog weinig ervaring opgedaan met het reserveringstraject. Wel waren er al enkele offertes verstuurd.
De oplossing
Elcke heeft in eerste instantie een redelijk eenvoudig reserveringssyteem gemaakt waarbij wel al rekening was gehouden met toekomstige extra wensen en toepassingen. Afgesproken was om het systeem na een half jaar te evalueren en eventueel aan te passen. Nadat er een half jaar met het systeem was gewerkt, konden duidelijk de wensen en eisen voor het systeem op tafel gelegd worden en is het systeem daarop aangepast.
Het reserveringssyteem heeft ondermeer de volgende toepassingsmogelijkheden:
-
Invoer van klanten en contactpersonen
-
Invoer van alle onderdelen die de klant wil vastleggen, van accomodatie tot broodjes, van schoonmaak tot fietshuur.
-
Standaard offertes met mogelijkheid om extra tekst toe te voegen
-
Standaard facturen, met mogelijkheid om deelfacturen te maken
-
Bijhouden van een contactlog: overzicht van contactmomenten met de klant
-
Standaardteksten zijn voor een groot deel door de medewerkers van het Fort zelf aan te passen